Waarom scrum in de maakindustrie (of bij engineeringsburo’s?)
Je hebt een constructiebedrijf of je bouwt machines; of je hebt een engineeringsburo. Dan werk je met meerdere disciplines aan een opdracht en dan heb je snel een project met een projectleider. Is dat een voordeel of een nadeel?
Ogenschijnlijk een voordeel: de activiteiten worden gecoördineerd door de projectleider. Planning wordt bewaakt door de projectleider. Alles waar de andere mensen niet uit komen of geen tijd voor hebben, drop je bij de projectleider. En liefst zonder vergaderingen.
Nadelen zijn er ook: een extra functie, wie is een goede projectleider? Wat zijn de bevoegdheden? Mag hij/zij direct spreken met de klant en afspraken maken, of moet dit via sales of via de directie? Het zelfde geldt voor de aansturing van de tekenaars en de productie; door de projectleider of via de manager. En wat als er minder projecten zijn, wat gaat de projectleider dan doen, duimendraaien?
Is scrummen een alternatief?
Als je binnen je bedrijf al een paar goede mensen hebt zitten, die eigenaarschap vertonen, niet weglopen voor problemen, een beetje kunnen communiceren, dan zou je een project kunnen gaan managen via scrum. En dan een volledig scrum traject: samen met de klant/eindgebruiker starten met sprint 0 voor het bepalen van de doelen en opdelen in sprints, het opschrijven van de specificaties, enz. En daarna de sprints zelf, met bord, stand-up meetings, scrum ruimte. Als je bedrijf nog te klein is om projectleider aan te trekken en/of je wilt je medewerkers een nieuwe uitdaging geven, of je wilt flexibel zijn, of je wilt een duurzame toekomstbestendige oplossing voor je projecten, probeer dan eens met scrum een project op te zetten en te managen.
En hoe zit het met de 10 tips voor projectmanagement uit de praktijk?
In een andere post had ik het over 10 tips voor projectmanagement. Het kan dus ook anders, met scrum in de maakindustrie. Aangepast voor projecten zoals wij die kennen bij machinebouwers, constructiebedrijven, engineeringsburo’s. Ik loop langs de 10 tips en maak de relatie met scrum:
- Tip 1 is goede projectmanagement tool: dat is je scrumbord met de burn down chart. Voor iedereen inzichtelijk en je hoeft niet te zoeken in welke map of schijf het is opgeslagen. Ook het delen is vanzelfsprekend: het hangt aan de muur. Wel is het handig dat je de milestone planning nog hebt. Om de grote lijnen te bewaken.
- Risico management, blijven doen, al zit er al veel elementen in sprint 0, waar je de user stories met het scrumteam doorneemt en capaciteit inschat.
- Het bepalen van de grenzen en randvoorwaarden blijft ook bij scrum onverminderd van kracht. In scrum termen: tijdens sprint 0 definiëren van de kaders in de vorm van design concept en technical solution.
- Verwachtingsmanagement en communicatie: één van de voordelen van scrum en misschien ook wel de reden dat scrum opgang heeft gemaakt in de software wereld: de eindgebruiker, de productowner, is onderdeel van het scrumteam. Met aan het eind van de sprint een presentatie aan de stakeholders.
- Niet teveel projecten per projectleider. Een project in scrum is een scrumteam; en dat een scrumteam 2 projecten tegelijkertijd onderhanden heeft zal ik niet snel aanbevelen. De noodzaak hiervoor is ook niet aanwezig: wachttijden zijn minder door de korte communicatielijnen met de opdrachtgever en stakeholder. En door de voorraad werk in de vorm van activiteiten op het bord met de onderlinge afstemming.
- Deze tip, starten als er capaciteit is bij de projectleider, verandert niet. Bij scrum zelfs iets strikter: je kan pas starten als bij het gehele scrumteam capaciteit is. Scheelt weer frustratie bij de projectleider als hij/zij geen gehoor treft (‘geen tijd’).
- De warme overdracht: dat is het scrumteam voor het scrumbord bij de stand-up meeting. Scrumteam liefst in in één ruimte. En aan het eind van een sprint presentatie en oplevering aan de stakeholders. Hoe warm wil je het hebben? De kracht van scrum.
- Kick-off meeting is sprint 0. Scrum is echt meer dan ‘zweterige mannetjes op een kluitje’ of ‘slimwerken met plakpapiertjes’. Een goede sprint 0 is essentieel in scrum en ook daar vertelt de klant wat hij voor ogen heeft.
- Of het nu klassiek projectmanagement betreft of scrum. Deze valkuil blijft. Ook in de scrum praktijk zie ik regelmatig dat er onvoldoende tijd wordt vrijgemaakt: ‘We kunnen toch wel 1x per week een stand-up doen?’ ‘We hoeven toch niet op vaste tijden aan dit project te werken als team?’ Nou, als je het niet doet, gaat een groot voordeel van scrum verloren: met elkaar samenwerken; korte & directe communicatie; niet hoeven wachten op elkaar.
- Tot slot de laatste tip: project volledig afronden: in scrum vindt dit plaats na elke sprint, de retrospectieve en bijstellen.
Je ziet dat scrum wel iets meer is dan een scrumbord met post-its. Tot slot vind je nog op mijn site een aantal video’s over toepassen van scrum in de maakindustrie, waaronder ééntje waarin ik in 30s uitleg waarom je niet altijd een projectleider moet aannemen.
Je ziet dat scrum wel iets meer is dan een scrumbord met post-its. Tot slot vind je nog op mijn site een aantal video’s over toepassen van scrum in de maakindustrie, waaronder ééntje waarin ik in 30s uitleg waarom je niet altijd een projectleider moet aannemen.
menu sluiten
