X menu sluiten

Gaan scrummen ipv projectmanagement?

Waarom scrum in de maakindustrie (of bij engineeringsburo’s?)

Je hebt een constructiebedrijf of je bouwt machines; of je hebt een engineeringsburo. Dan werk je met meerdere disciplines aan een opdracht en dan heb je snel een project met een projectleider. Is dat een voordeel of een nadeel?

Ogenschijnlijk een voordeel: de activiteiten worden gecoördineerd door de projectleider. Planning wordt bewaakt door de projectleider. Alles waar de andere mensen niet uit komen of geen tijd voor hebben, drop je bij de projectleider. En liefst zonder vergaderingen.

Nadelen zijn er ook: een extra functie, wie is een goede projectleider? Wat zijn de bevoegdheden? Mag hij/zij direct spreken met de klant en afspraken maken, of moet dit via sales of via de directie? Het zelfde geldt voor de aansturing van de tekenaars en de productie; door de projectleider of via de manager. En wat als er minder projecten zijn, wat gaat de projectleider dan doen, duimendraaien?

Is scrummen een alternatief?

Als je binnen je bedrijf al een paar goede mensen hebt zitten, die eigenaarschap vertonen, niet weglopen voor problemen, een beetje kunnen communiceren, dan zou je een project kunnen gaan managen via scrum. En dan een volledig scrum traject: samen met de klant/eindgebruiker starten met sprint 0 voor het bepalen van de doelen en opdelen in sprints, het opschrijven van de specificaties, enz. En daarna de sprints zelf, met bord, stand-up meetings, scrum ruimte. Als je bedrijf nog te klein is om projectleider aan te trekken en/of je wilt je medewerkers een nieuwe uitdaging geven, of je wilt flexibel zijn, of je wilt een duurzame toekomstbestendige oplossing voor je projecten, probeer dan eens met scrum een project op te zetten en te managen.

En hoe zit het met de 10 tips voor projectmanagement uit de praktijk?

In een andere post had ik het over 10 tips voor projectmanagement. Het kan dus ook anders, met scrum in de maakindustrie. Aangepast voor projecten zoals wij die kennen bij machinebouwers, constructiebedrijven, engineeringsburo’s. Ik loop langs de 10 tips en maak de relatie met scrum:

  1. Tip 1 is goede projectmanagement tool: dat is je scrumbord met de burn down chart. Voor iedereen inzichtelijk en je hoeft niet te zoeken in welke map of schijf het is opgeslagen. Ook het delen is vanzelfsprekend: het hangt aan de muur. Wel is het handig dat je de milestone planning nog hebt. Om de grote lijnen te bewaken.
  2. Risico management, blijven doen, al zit er al veel elementen in sprint 0, waar je de user stories met het scrumteam doorneemt en capaciteit inschat.
  3. Het bepalen van de grenzen en randvoorwaarden blijft ook bij scrum onverminderd van kracht. In scrum termen: tijdens sprint 0 definiëren van de kaders in de vorm van design concept en technical solution.

  1. Verwachtingsmanagement en communicatie: één van de voordelen van scrum en misschien ook wel de reden dat scrum opgang heeft gemaakt in de software wereld: de eindgebruiker, de productowner, is onderdeel van het scrumteam. Met aan het eind van de sprint een presentatie aan de stakeholders.
  2. Niet teveel projecten per projectleider. Een project in scrum is een scrumteam; en dat een scrumteam 2 projecten tegelijkertijd onderhanden heeft zal ik niet snel aanbevelen. De noodzaak hiervoor is ook niet aanwezig: wachttijden zijn minder door de korte communicatielijnen met de opdrachtgever en stakeholder. En door de voorraad werk in de vorm van activiteiten op het bord met de onderlinge afstemming.
  3. Deze tip, starten als er capaciteit is bij de projectleider, verandert niet. Bij scrum zelfs iets strikter: je kan pas starten als bij het gehele scrumteam capaciteit is. Scheelt weer frustratie bij de projectleider als hij/zij geen gehoor treft (‘geen tijd’).
  4. De warme overdracht: dat is het scrumteam voor het scrumbord bij de stand-up meeting. Scrumteam liefst in in één ruimte. En aan het eind van een sprint presentatie en oplevering aan de stakeholders. Hoe warm wil je het hebben? De kracht van scrum.
  5. Kick-off meeting is sprint 0. Scrum is echt meer dan ‘zweterige mannetjes op een kluitje’ of ‘slimwerken met plakpapiertjes’. Een goede sprint 0 is essentieel in scrum en ook daar vertelt de klant wat hij voor ogen heeft.
  6. Of het nu klassiek projectmanagement betreft of scrum. Deze valkuil blijft. Ook in de scrum praktijk zie ik regelmatig dat er onvoldoende tijd wordt vrijgemaakt: ‘We kunnen toch wel 1x per week een stand-up doen?’ ‘We hoeven toch niet op vaste tijden aan dit project te werken als team?’ Nou, als je het niet doet, gaat een groot voordeel van scrum verloren: met elkaar samenwerken; korte & directe communicatie; niet hoeven wachten op elkaar.
  7. Tot slot de laatste tip: project volledig afronden: in scrum vindt dit plaats na elke sprint, de retrospectieve en bijstellen.

Je ziet dat scrum wel iets meer is dan een scrumbord met post-its. Tot slot vind je nog op mijn site een aantal video’s over toepassen van scrum in de maakindustrie, waaronder ééntje waarin ik in 30s uitleg waarom je niet altijd een projectleider moet aannemen.

Je ziet dat scrum wel iets meer is dan een scrumbord met post-its. Tot slot vind je nog op mijn site een aantal video’s over toepassen van scrum in de maakindustrie, waaronder ééntje waarin ik in 30s uitleg waarom je niet altijd een projectleider moet aannemen.

Projectmanagement, hoe kan het beter? 10 tips!

Hoe gaat het met de projecten binnen je bedrijf? Op tijd? Geen stress bij de projectleider? Hoeveel projecten lopen er tegelijkertijd eigenlijk?

Vanuit de jarenlange ervaring een paar kleine tips om projecten overzichtelijker te maken en beter beheersbaar.

  • Zorg voor een goede projectmanagement tool. Gebruik niet een simpele excel spreadsheet om een project te managen. En met simpel bedoel ik: eentje zonder macro’s, links, enz, waar de activiteiten los van elkaar staan. Uit ervaring weet ik dat je zeer tijdrovend vakjes aan het inkleuren bent. Een goede tool kan in ieder geval:
    • De activiteiten aan elkaar linken (verbinden): als er één activiteit opschuift gaan de andere activiteiten mee;
    • Kan laten zien welke activiteiten op het kritische pad liggen;
    • De mijlpalen aangeven per deelproject / work breakdown structure;
    • Kan de resources aan de activiteiten koppelen én berekenen de benutting van de resources (mn overbezetting is belangrijk).
  • Doe een risico-inventarisatie: op de gevraagde specificaties, de productiemethoden (nieuwe technieken?), resources, toeleveranciers. Een plan B indien er hoog risico is en kans dat het gaat gebeuren. En hou risico-inventarisatie bij gedurende het project.
  • Bepaal de grenzen, randvoorwaarden, criteria en communicatiekanalen; bij overschrijding wie wordt er geïnformeerd en door wie, bijvoorbeeld overschrijding in levertijd: wie informeert de klant en wie wordt intern op de hoogte gehouden?
  • Doe aan verwachtingsmanagement: spreek regelmatig met de opdrachtgever en informeer andere belangstellenden. Wees transparant: laat de voortgang zien, visueel management, planning aan de muur, meldt knelpunten en risico’s tijdig.
  • Niet te veel projecten per projectleider. Onthoud dat een projectleider per project tenminste 4 keer gestoord wordt per dag: de productie vraagt, de directie wil wat weten, de klant vraagt iets en er is ‘iets’ met inkoop (kan niet, te laat). Dat per project, dus als hij/zij 4 projecten heeft, dan wordt hij/zij 16 keer gestoord per dag. 2 keer per uur. Even afgezien er steeds moet worden geschakeld tussen de projecten. Nu is er altijd wel iets waarop een project moet wachten, bijvoorbeeld op een antwoord van de klant, daarom is het advies: 2 projecten per leider. Max.
  • Draag de projecten aan de projectleider over als er capaciteit is. Het heeft echt geen zin als project wordt overgedragen en op de stapel komt te liggen (onderop of bovenop?). Hou het project nog bij sales. Voordeel is dat klant nog kan wijzigen zonder dat het consequenties heeft verderop in het traject tijdens de uitvoering. Je kan hier een kan/ban systeem voor gebruiken: een project uit (overgedragen en klaar) is één nieuw project in.
  • Zorg voor een warme overdracht, aan de hand van een vast format. Van sales naar projectleider; van werkvoorbereiding naar productie.
  • Houdt een kick-off meeting met het team: laat sales vertellen wat verkocht is en wat de eisen zijn. Geef de scope en grenzen aan en op welke technologie het project is gebaseerd. Laat de klant vertellen waarom het project belangrijk is.
  • De teamleden krijgen tijd voor het project. Een project is niet iets ‘wat je erbij doet’. Maak een inschatting van de tijd, en plan die tijd in.
  • Tot slot: rond het project volledig af en ruim tijd in voor een korte evaluatie. Hou tijdens het project daarvoor een logboek bij, met wijzigingen, mee- & tegenvallers.

QRM Team

De krachten bundelen.

Al een tijdje ben ik gecertificeerd QRM (Quick Response Manufacturing) Alpha Specialist ©. Een mooie en sterke filosofie en methode om doorlooptijden en onderhanden werk binnen je bedrijf te verkorten, respectievelijk te verlagen. Specifiek voor bedrijven die projectmatig, klantspecifieke orders maken.

Om QRM meer kenbaar te maken en om de dienstverlening daar omheen compleet te hebben – bijvoorbeeld een Quick Scan, implementatie, opleiding -, heb ik samen met Frank Buijs (ook QRM Alpha gecertificeerd) en Peter Leenders (QRM Beta) een nieuwe maatschap opgericht: QRM Team.

Het QRM Team organiseert elk kwartaal kennismakingsworkshop over QRM en ook masterclasses. Neem contact op als je meer hierover wilt weten.

Mijn QRM en op doorlooptijd verkorting gerichte activiteiten zal ik vanaf heden uitvoeren onder de vlag van het QRMTeam.

Scrum, een hype of helpt het echt?

Afgelopen maand voor 3 verschillende bedrijven scrum trajecten opgestart. Voor een coöperatie om de winkel omzet & assortiment te verbeteren. Voor een bedrijf in de engineering & apparatenbouw, een order om kennis over te dragen. Voor een ingenieursbureau om een complex project te beheersen. En weet je wat nu het leuke is? Alle 3 bedrijven gaan (op eigen kracht!) verder met scrum! Kopen een bord, starten een volgend project. Het bevalt goed, het beantwoordt de vraag en doelstelling. Met scrum kan je je bedrijf verder ontwikkelen

scrum

Scrum in maintenance

Op 15 januari mocht ik voor een aantal relaties van TMC een scrum workshop geven specifiek gericht op maintenance. De groep had al wat kennis van scrum, dus gelijk maar doorpakken en laten zien hoe je scrum kan toepassen bij maintenance.

Aan de hand van ingebrachte cases werd dit door de operations managers en maintenance engineers van JDE (Douwe Egberts, Utrecht), Pally Biscuits en KLM Catering Services verder uitgewerkt op hun eigen scrum bord.

Een praktische, toepasbare en leuke workshop.

  • 1
  • 2